Integrationen mot journalsystemet TakeCare gör det möjligt för patienter att själva boka en tid.

Kom igång med integration mot journalsystemet TakeCare

Integrationen mot TakeCare för tidsbokning i Doctrins plattform är en tilläggstjänst. En enhet som vill använda integrationen behöver göra följande förberedelser:

  1. Kontakta Doctrin för att aktivera tilläggstjänsten.
  2. Lämna in en ansökan till Region Stockholm om att tillåta att vårdgivarens verksamhetsdata i TakeCare används i plattformen. Doctrin hjälper till med ansökan.
  3. Konfigurationer som behöver göras i TakeCare journalsystem:
    Om enheten vill ha nya tidstyper som ENDAST ska användas i bokningar via Doctrins plattform, skapar enheten dessa nya tidstyper. Om enheten vill att de tidstyper som kan bokas via Doctrins plattform INTE ska kunna bokas via 1177 behöver tidstypens namn ha prefixet:

#Z [namn på tidstyp]
Det betyder: hashtag – stort Z – mellanslag – namnet på tidstypen
I TakeCare behöver tidstyperna även märkas upp med:

  • Bokningsbar webb
  • Kan ombokas från webben
  • Kan avbokas från webben
    När inställningarna för tidstyperna är gjorda behöver de schemaläggas på en resurs i TakeCare.
    För instruktioner om schemaläggning i TakeCare hänvisar vi till CGMs manual för TakeCare. CGM är företaget som tillhandahåller journalsystemet TakeCare.
    1. När integrationen är aktiverad behöver HSAID finnas sparat på varje användare som ska kunna erbjuda tidsbokning till patienter. Om du upplever problem att använda integrationen, kontakta din lokala administratör att kontrollera att ditt HSAID är korrekt inlagt i plattformen.
Så här fungerar det för vårdpersonal

Vårdgivare börjar med att sätta upp ett tidsintervall där en patient kan välja att boka en tid som passar dem.

  1. Gå till ett pågående ärende och välj “Tidbokning – TakeCare” i verktygspanelen.
  2. Ett nytt fönster visas för att skapa ett intervall för bokningen. I bakgrunden gör plattformen ett anrop till TakeCare för att hämta in aktiva tidstyper från TakeCare. Det kan ta olika lång tid för tidstyperna att hämtas in.
  3. Välj tidstyp
  4. Välj datumintervall. Det betyder att du anger ett startdatum och ett slutdatum för en period när patienten själv kan välja en tid som passar hen. Intervallet kan som längst vara 7 kalenderdagar.
  5. Plattformen gör nu ett nytt anrop mot TakeCare för att hämta in den vårdpersonal som har tillgängliga tider för den valda tidstypen och tidsintervallet. De visas i en lista.
  6. Välj en vårdpersonal för bokningen.
  7. Skriv en kallelsetext och förhandsgranska den.
  8. Skicka kallelsen för att boka en tid till patienten. Patienten kommer att få den som ett meddelande i chatten.

När patienten har gjort en tidsbokning uppdateras ärendets status till “Ej hanterat” med blå ikon för vårdgivaren.

I bokningsunderlaget i TakeCare, visas patientens telefonnummer från Doctrin i fältet “Patientkommentar (Webb)”. Doctrin ändrar inte patientens kontaktuppgifter i TakeCare.

Patienter som loggat in med BankID kan erbjudas att boka tid i plattformen.

Använda frasmallar i en kallelse

Skapa ett tidsintervall och en inbjudan för tidbokning till en patient. Vid fältet för kallelsetexten välj “Lägg till frasmall”. Om det finns frasmallar skapade visas de i sidopanelen som fälls ut. Klicka på en frasmall för att använda den. Det är möjligt att lägga till fler frasmallar i samma kallelse och att ändra texten i dem.

Om du inte ser några frasmallar, be din superuser att skapa dem åt dig.

Formatering och förhandsvisning av en kallelse

Kallelsen kan formateras med följande kommandon:

Önskad formatering Kommando att använda Skrivexempel
Rubrik # i början av rubriken # Välkommen på årskontroll
Radbrytning Två mellanslag i slutet av raden  
Fetstil 2 asterisker före och efter det som ska fetmarkeras Kom ihåg att lämna prover **2 veckor före besöket**.
Länk med valfri text [Länktext som skall visas](länkadress)Tänk på att: Länkadressen behöver börja med: https:// Du finner besöksinformation inkl. gällande riktlinjer för covid-19 på [vår hemsida](https://doctrin.se).

Förhandsvisning av Kallelsen
Innan du skickar en bokning, kan du se en förhandsvisning av hur patienten kommer att läsa meddelandet med eventuell formatering.

Så här fungerar det för Patienten
  1. Patienten klickar på en bokningslänk i chatten.
  2. Patienten får se kallelsen och kan gå vidare för att välja en tid.
  3. Bokningskalendern laddas. I bakgrunden gör plattformen ett anrop till TakeCare för att hämta de tider som är tillgängliga för den tidstyp, personal och det tidsintervall som satts av vårdgivaren.
  4. Patienten kan bläddra i kalendern och välja en tid som passar. När patienten gör en bokning registreras den i tidboken i TakeCare.
  5. Patienten får en automatisk bekräftelse i chatten för den bokade tiden.
  6. Patienten kan läsa kallelsen genom att klicka på bokningslänken. Efter att en tid har bokats har den uppdaterats med information om datum, tid och plats.

Patienten hittar bokningar i menyn under “Mina Bokningar”. När sidan öppnas görs ett anrop mot TakeCare. Alla framtida bokningar på enheten i TakeCare, förutom för de tidstyper där “Dölj bokning för patient” angivits, visas för patienten som en lista.

För varje bokning visas

  • Datum och tid
  • Namn på enheten
  • Namn på resurs

För bokningar som gjorts med Doctrin och bokningsintegrationen, kan patienten även se en kallelse.

Om patienten inte lyckas boka en tid – 4 fall

Ingen tid passar – patienten har valt alternativet “Ingen tid passar”. Då stängs bokningen och patienten återvänder till chatten. Ett automatiskt chattmeddelande skickas till patienten, som ber hen att uppge vilken tid som de skulle föredra för en ny bokning.

Det finns inga tider att välja – de tider som fanns tillgängliga när bokningen skapades, har redan blivit uppbokade i TakeCare. Bokningen stängs och patienten återvänder till chatten.

Tiderna som fanns har passerat – patienten har öppnat bokningslänken vid ett tillfälle då det valda tidsintervallet redan har passerat. Bokningen stängs och patienten återvänder till chatten.

Tidbokningen avbröts – Något har gått fel i anropet mellan Doctrin och TakeCare som gör att bokningen inte går att slutföra. Patienten får möjlighet att försöka på nytt och kan avbryta bokningen om det inte fungerat. När bokningen stängs, återvänder patienten till chatten.

Felhantering för integrationen

När du skapar en bokning i TakeCare genom Doctrin, behöver data skickas från TakeCare till Doctrin. Följande felmeddelanden betyder att anropet mot TakeCare har misslyckats.

  • Kunde inte ladda in typer av tidsbokningar
  • Kunde inte skapa datumintervall för tidsbokning

Om anropet misslyckas rekommenderar vi att följa dessa steg:

  1. Uppdatera sidan och försök igen.
  2. Kontrollera att ditt HSAID är korrekt inlagt på ditt användarkonto i Doctrin Admin.
  3. Kontakta din lokala support, som kan ta kontakt med Doctrin Support för fortsatt felsökning.
Frågor och svar

Kan jag erbjuda patienten att boka tid hos en av mina kollegor?
Ja. Du som användare väljer bland tillgängliga resurser i TakeCare, och det behöver inte vara samma person som användaren i Doctrin.

Jag har valt tidstyp och tidsintervall för bokningen, men får inte upp den personal jag vill utföra bokningen på i listan. Vad har hänt?
När tidstyp och datumintervall angivits, görs ett anrop till TakeCare för att ta reda på vilka resurser som har tillgängliga tider för den aktuella tidstypen i det valda intervallet. Enbart den personal som har tillgängliga tider kommer att visas i listan. Du behöver alltså antingen justera det valda datumintervallet till en period där det finns lediga tider, eller schemalägga fler tider på den aktuella resursen i TakeCare

Vad händer om de tillgängliga tiderna i TakeCare hinner bokas upp innan patienten öppnar bokningslänken?
Enbart de återstående tiderna visas. Har samtliga aktuella tider bokats upp under tiden, så kommer patienten få information att inga tider finns tillgängliga. När patienten stänger bokningen utan att ha kunnat välja en tid, så visas den informationen i chatten, så att även vårdpersonalen kan se det.

Vad händer om patienten är uppsatt på väntelista i TakeCare, när jag bjuder in den till att boka en tid?
Det finns tyvärr inget stöd i TakeCare för att bocka av patienten från väntelistan när bokning genomförs i ett externt system. Väntelistan kommer alltså inte att uppdateras när en bokning sker genom integrationen i Doctrin.